Digitalisierung an Hochschulen

Abstract

Digitalisierung ist gegenwärtig das Schlagwort an den deutschen  Hochschulen im Campus Management. Diese Multifallstudie trägt mit  ausgewählten Beispielen und einer Umfrage zur Erweiterung und Bestätigung  des Wissensstands bei. Die unter Praktikerinnen durchgeführte Umfrage liefert  relevante Ergebnisse für mögliche weitere Handlungsfelder im Campus  Management an Hochschulen in den Bereichen Digitalisierung der Verwaltung,  Integration weiterer Prozesse im Campus Management und Nutzung von  Studienverlaufsdaten.

Ausgangssituation und Problemstellung

Digitalisierung ist das am häufigsten genannte Trendthema 2019 in der jährlich an  Rechenzentren und IT-Einrichtungen deutscher Hochschulen durchgeführten Top  Concerns Umfrage [5]. Aber wie sieht es mit der Digitalisierung in der Praxis, also im  Campus Management, der Hochschulen aus?

Campus Management beschäftigt sich mit den Geschäftsprozessen in der  Hochschulverwaltung rund um Studium und Lehre. Den Schwerpunkt bildet der  Studierendenlebenszyklus [24] – von der Bewerbung, Zulassung, Immatrikulation des

Studierenden über die Planung und Organisation von Studien- und Fachprüfungs-ordnungen, Studiengängen, Modulen, Lehrveranstaltungen und Prüfungen auf Seiten  der Lehrenden und Fachbereiche respektive der Teilnahme an Lehrveranstaltungen  und Ablegen der Studienleistungen auf Seiten der Studierenden bis zum  Studienabschluss mit Zeugnis oder Studienabbruch und Exmatrikulation.

Campus Management Systeme wurden in den letzten Jahren an den Hochschulen  in engem Zusammenhang mit der Bologna-Reform sowie steigenden  Studierendenzahlen [20] eingeführt. Damit verbunden ist die Erwartung, dass die  Verwaltungsaufgaben trotz Ausdifferenzierung und zunehmendem Umfang effektiver  und effizienter erledigt werden können, indem Prozesse standardisiert und teilweise automatisiert werden. [2] In integrierten Informationssystemen entfällt die  Mehrfacherfassung von Daten und viele Eingabefehler können bereits durch das  System abgefangen werden. Hierdurch können Bearbeitungszeiten oder Prüfvorgänge  stark verkürzt werden. Hinzu kommen neue Self-Services für Studierende und  Lehrende, die sie orts- und zeitunabhängig nutzen können und für Transparenz in den Abläufen sorgen.

Das Themenspektrum an einer Hochschule ist aus Perspektive der weiter  fortschreitenden Digitalisierung im Campus Management vielfältig. Grundlegende  Erfordernisse sind zum einen gesetzliche Anforderungen wie die Einführung des  Dialogorientierten Serviceverfahrens für die Hochschulzulassung (DoSV) [21] oder  die Umsetzung des elektronischen Meldeverfahrens zur Krankenversicherung (KVdS)  [8].

Zum anderen ist die Fortentwicklung der Prozesse an der Hochschule und die  Anpassung der sie unterstützenden Applikationen wechselseitig verzahnt.  Gemeinsame Studiengänge zweier Hochschulen beispielsweise erfordern einen  regelmäßigen Datenaustausch zu Studierenden, Prüfungsleistungen oder die  Modellierung von Studien- und Prüfungsordnungen. Hierfür arbeiten die  Kooperationspartner in den Hochschulnetzwerken an XML-basierten  Standardformaten oder interuniversitären Web-Portalen [16].

Ein anderes Beispiel sind Anrechnung und Anerkennung von außerhalb des  Hochschulbereichs erworbenen Kompetenzen. Die Hochschulen für angewandte  Wissenschaften in Baden-Württemberg nutzen eine gemeinsame Datenbank zur  Erfassung solcher Entscheidungen, um halbautomatisch Bescheide zu erstellen und  somit Verwaltungsaufwand reduzieren zu können [10].

Auch international schreitet die Digitalisierung fort und damit die Anforderungen  an die Integration von Daten und Prozessen, um die Bologna-Ziele zu erreichen [15].  So befasst sich das 2015 gestartete EMREX-Projekt damit, Studierendenmobilitäten  zu vereinfachen, um damit Ausbildung und Arbeitsmarktfähigkeit der Studierenden  zu verbessern. Das Kalkül wird indes nur aufgehen, wenn sie auch von einer  Vereinheitlichung der nationalen Verfahren im Studierendenmanagement begleitet  und die institutionellen IT-Systeme entsprechend weiterentwickelt werden [6].

Das Herzstück von Campus Management Systemen sind die Studienverlaufsdaten,  wie die Teilnahme an Lehrveranstaltungen, Prüfungsleistungen oder Anerkennungen  der Studierenden im zeitlichen Verlauf des Studiums. Diese Daten können mit  Learning Analytics, Educational Data Mining oder Big Data Methoden genutzt  werden, damit Studienfortschritte gemessen, künftige Leistungen prognostiziert und  eventuelle Probleme identifiziert werden können [11]. An den Hochschulen werden  sie zur Früherkennung von Studienabbrüchen und zum Monitoring von  Studierendenkohorten verwendet, um die Curricula iterativ anzupassen und ihre  Studierbarkeit zu verbessern. Die Studierenden wiederum sollen sie unterstützen,  indem sie ihnen ihren Studienfortschritt transparent machen oder ihren Notenspiegel  visualisieren. Zusätzlich erhoffen sich Hochschulen von solchen Methoden das Leistungsspektrum zu erweitern und gestützt durch digitale Assistenten zum Beispiel besser zu den angebotenen Studiengängen passende Studienbewerberinnen zu finden  [9].

Allerdings verschwinden durch die Digitalisierung oder die Einführung eines Campus  Management Systems keine in der Organisation wurzelnden Probleme. Die  informationstechnische Gestaltung, ob mit Karteikarten oder einem IT-System, ist  immer Teil der Aufbau- und Ablauforganisation. Daraus lässt sich folgern, dass eine  erfolgreiche Digitalisierung in organisatorische Veränderungen und Restruk-turierungen integriert sein muss. [7]

Neben der Hochschule als Organisation, sind auch die Menschen als Individuen zu  berücksichtigen. Lehrende erhoffen sich von der Digitalisierung an Hochschulen eine  Entlastung von Planungs-, Organisations- und Verwaltungsaufgaben und somit einen  Abbau der aus ihrer Wahrnehmung allgegenwärtigen Bürokratie, mindestens jedoch  einen Ausgleich für den durch eine Reihe an Hochschulreformen gestiegenen  Aufwand, was alles erhoben, verwaltet, gezählt, gemeldet, evaluiert werden soll.  Häufig wird diese Hoffnung enttäuscht, da die eingesetzten IT-Systeme nicht  grundsätzlich Forschung und Lehre von allfälligen Aufgaben der akademischen  Selbstverwaltung entbinden können. Somit kann die Digitalisierung gleichzeitig  Lösung und Ursache für Probleme bei den Veränderungen von Arbeitsabläufen und  Organisationen sein. [25]

Um das allgemeine Trendthema Digitalisierung an Hochschulen mit einem konkreten  Blick in die Praxis im Campus Management zu verknüpfen, wollen wir in dieser  Studie zwei Fragen empirisch untersuchen:

─ Was sind 2019 im Bereich Digitalisierung an Hochschulen aktuelle Themen in der  Campus Management Community?  ─ Welche Folgerungen können in Bezug auf eine standardisierte  Prozessunterstützung durch informationstechnische Systeme sowie auf die  handelnden Personen gezogen werden?