KI-basierte Dokumentationssysteme in der Pflege |
Potenziale zur Verbesserung der Dokumentationsqualität und zur Entlastung des Pflegepersonals
| Zeitschrift | Industry 4.0 Science |
| Ausgabe | 42. Jahrgang, 2026, Ausgabe 1, Seite 154-160 |
| Open Access | https://doi.org/10.30844/I4SD.26.1.154 |
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Abstract
Keywords
Artikel
KI-gestützte Pflegedokumentation – Wunsch und Wirklichkeit
Künstliche Intelligenz (KI) bezeichnet die Fähigkeit von Computersystemen, Aufgaben auszuführen, die typischerweise menschliche Intelligenz erfordern. Hierzu zählen zum Beispiel Sprachverarbeitung, Entscheidungsfindung oder Mustererkennung [1]. Der Einsatz von KI-Systemen in der Pflege gilt als vielversprechender Ansatz zur Effizienzsteigerung, Verbesserung der Versorgungsqualität und Entlastung des Pflegepersonals [2]. Insbesondere administrative Tätigkeiten wie Abrechnungen oder Dokumentationen bieten Potenziale für eine KI-basierte Unterstützung [3-6].
Systeme mit Spracherkennung oder Echtzeitverarbeitungen können Dokumentationsprozesse beschleunigen, Fehlerquellen reduzieren und eine präzisere Bedarfserfassung durch automatisierte Auswertung digitaler Daten ermöglichen. Zudem erlaubt der Einsatz von KI-Systemen die Analyse großer Datenmengen, um Muster zu identifizieren und Pflegebedarfe sowie potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen. Dies bildet die Grundlage für personalisierte Pflegepläne und schafft zeitliche Spielräume für die ‚eigentliche‘ Pflege- und Interaktionsarbeit. So kann die Pflegequalität gesteigert und eine nachhaltige Entlastung des Personals erreicht werden [7].
In der pflegerischen Praxis zeigt sich jedoch, dass KI-basierte Systeme bislang nicht flächendeckend implementiert und Potenziale nur eingeschränkt genutzt werden [8]. Hürden bestehen in ethischen und datenschutzrechtlichen Bedenken [9] sowie in der Notwendigkeit, geeignete technische, finanzielle, organisationale und personelle Rahmenbedingungen für eine erfolgreiche und nachhaltige Implementierung zu schaffen, ein Vorhaben, das nicht ‚nebenbei‘ realisierbar ist [10].
Humanzentrierte Einführung KI-basierter Dokumentationssysteme in der Pflege
Aus soziotechnischer Systemperspektive führt die Einführung digitaler Technologien nicht automatisch zu einer Verbesserung oder Verschlechterung von Effizienz und Arbeitsqualität [10]. Nachhaltige Verbesserungen im Sinne einer ‚joint optimization‘ erfordern eine Passung zwischen technologischen Innovationen und den Bedürfnissen, Fähigkeiten und Arbeitsrealitäten der Anwendenden. Ebenso sind organisationale Strukturen, technische Voraussetzungen und externe Einflussfaktoren wie die Bedürfnisse der Pflegebedürftigen zu berücksichtigen.
Für KI-basierte Dokumentationssysteme bedeutet dies, dass ihre Einführung eng an bestehende Pflegeprozesse und institutionelle Rahmenbedingungen angepasst werden muss. Damit diese Systeme einen Mehrwert bieten, ist ihre Gestaltung humanzentriert auszurichten. Das heißt, dass Systeme so gestaltet werden sollen, dass sie die Bedürfnisse und Anforderungen der Menschen, die sie nutzen oder von ihnen beeinflusst sind, berücksichtigen, um Effizienz, Zufriedenheit und Wohlbefinden zu fördern [11].
Pflegekräfte als zentrale Nutzende müssen die Technologie als Unterstützung im Arbeitsalltag wahrnehmen können. Eine erfolgreiche und nachhaltige Implementierung erfordert daher ein kontextsensibles, partizipatives Vorgehen, das alle relevanten Akteur:innen im Pflegeprozess einbezieht [12]. Dieser Umstand ist nicht auf die Einführung und Nutzung von KI beschränkt, sondern betrifft technologische Neuerungen in Arbeit und Betrieb insgesamt. Aufgrund des geringen Digitalisierungsgrades in der Pflege ist aber davon auszugehen, dass KI-Implementierungen als joint optimization‘ hier besonders anspruchsvoll sind, und erhöhte Anforderungen u.a. bezogen auf Akzeptanz und Qualifizierung mit sich bringen [3, 4].
Zielsetzung und methodisches Vorgehen
Während aktuelle Forschungsarbeiten im Bereich KI und Pflege häufig die Generierung von Pflegediagnosen oder -plänen auf Basis bereits vorliegender elektronischer Patientendaten untersuchen [13, 14], richtet dieser Beitrag den Fokus auf den vorgelagerten Prozess der Datenerhebung, -extraktion und -dokumentation. Untersucht werden KI-gestützte Dokumentationssysteme auf Basis von Sprache-zu-Text-Modellen (speech-to-text), die während der Aufnahmegespräche relevante Informationen in Echtzeit erfassen, strukturieren und klassifizieren. Aufnahmegespräche erfolgen im Rahmen der strukturierten Informationssammlung (SIS), einem zentralen Bestandteil der Pflegeprozessplanung [15].
Sie dient der systematischen Erfassung pflegerelevanter Informationen in sechs Themenfeldern (kognitive und kommunikative Fähigkeiten, Mobilität und Beweglichkeit, krankheitsbezogene Anforderungen und Belastungen, Selbstversorgung, Leben in sozialen Beziehungen, Verhaltensweisen und psychische Problemlage) und bildet die Grundlage für Pflegeanamnese, Risikoeinschätzung und Maßnahmenplanung [15].
Die SIS erfolgt in einem offenen Gespräch zu Beginn der Pflegebeziehung und erfordert erhebliche zeitliche und personelle Ressourcen, insbesondere bei analoger Dokumentation und anschließender Digitalisierung. Gleichzeitig ist eine hohe Dokumentationsqualität essenziell, da sie die Grundlage passgenauer Pflegeleistungen bildet.
Der Einsatz sprachverarbeitender KI-Systeme soll hier unterstützen, indem Dokumentationsprozesse vereinfacht und relevante Informationen automatisch extrahiert und den SIS-Kategorien zugeordnet werden. So sollen Pflegekräfte entlastet werden.
Ziel des Beitrags ist es zu untersuchen, inwiefern solche Systeme tatsächlich zur Verbesserung von Arbeits- und Pflegequalität beitragen können und welche Bedingungen für eine nachhaltig erfolgreiche Einführung und Nutzung erfüllt sein müssen: Welche Anforderungen und Implikationen ergeben sich für eine Gestaltung, die ethisch wünschenswerte Zielsetzungen im Sinne menschenwürdiger Arbeit fördern? (Bild 1)
Zur Beantwortung dieser Fragen wurden von Oktober 2022 bis Juli 2023 insgesamt 19 qualitative, halbstrukturierte Interviews mit Pflegekräften (7) und Pflegeexpert:innen (12), u.a. Pflegedienstleitungen und Qualitätsmanagement, in ambulanten und stationären Pflegeeinrichtungen unterschiedlicher Größe (ca. 80-800 Beschäftigte) durchgeführt. Die Stichprobe ermöglichte eine multiperspektivische Betrachtung, die sowohl die Erfahrungen der Pflegekräfte als auch die Perspektiven, der für die Einführung und Gestaltung technischer Systeme Verantwortlichen einbezieht.
Die Auswertung erfolgte induktiv entlang der inhaltlich-strukturierenden Inhaltsanalyse [16]. Das Interviewmaterial wurde zunächst von zwei Auswertenden entlang der Kategorien Herausforderungen, Potenziale und Gestaltungsanforderungen strukturiert, die daraufhin weitere Subkategorien zur inhaltlichen Differenzierung entwickelten. Abweichungen wurden im Autor:innenteam diskutiert und konsensual aufgelöst.
Herausforderungen bestehender Dokumentationsprozesse in der Pflegepraxis
Die Interviews mit Pflegekräften und Pflegeexpert:innen verdeutlichen ein fragmentiertes Vorgehen bei der Erhebung und Weiterverarbeitung von Informationen aus Aufnahmegesprächen. Die Dokumentation ist häufig auf mehrere Akteur:innen verteilt und variiert stark hinsichtlich Zeitressourcen und organisatorischer Abläufe. Zudem berichten die Befragten von uneinheitlichen Dokumentationsformen (handschriftliche Notizen, Gedächtnisprotokolle, digitale Memos), die als Grundlage der späteren digitalen Dokumentation dienen.
Ein zentrales Problem ist das Fehlen klarer Verantwortlichkeiten, wodurch Dokumentationen teils verzögert oder unvollständig vorliegen. Dies kann dazu führen, dass während der Versorgung kein vollständiger Überblick über Pflegebedarfe besteht:
„[…] wir haben manchmal Kunden, die kriegen sechs Wochen Verbandswechsel und die SIS ist nicht fertig, bis die wieder aussteigen aus dem Pflegedienst.“ (Einrichtung B, Interv. 9, Pflegekraft)
Die mangelnde Standardisierung sowie die teils als unverständlich empfundenen SIS-Kriterien führen nach Aussage von vier der sieben befragten Pflegekräfte zu Unsicherheiten in der Pflegedokumentation. Fünf befragte Pflegekräfte betonen zudem unzureichende zeitliche Ressourcen für Aufnahmegespräche und deren Dokumentation. Insgesamt werden die Dokumentationsbedingungen mehrheitlich als belastend erlebt–aufgrund des zeitlichen Aufwands sowie auch mit Blick auf die Einschränkung der als ‚eigentliche Pflegearbeit‘ verstandenen Tätigkeit: der unmittelbaren Versorgung und Betreuung Pflegebedürftiger.
Potenziale KI-gestützter Pflegedokumentation aus Sicht der Pflegepraxis
Der Einsatz digitaler und insbesondere KI-gestützter Dokumentationssysteme verspricht eine Reduzierung des Dokumentationsaufwands und eine Verbesserung der Arbeits- und Pflegequalität. In den Interviews zeigt sich, dass in einigen Einrichtungen bereits digitale Unterstützung genutzt wird, wie z.B. Apps, über die pflegerelevante Hinweise zu Pflegebedürftigen eingesehen und dokumentiert werden. In einer Einrichtung kommt zudem Spracherkennungssoftware zum Einsatz, um Informationen unmittelbar auf mobilen Endgeräten zu erfassen und Informationsverluste zu vermeiden.
Die Mehrheit der Pflegekräfte hebt vor allem die potenzielle zeitliche Entlastung hervor, verbunden mit der Hoffnung, mehr Raum für unmittelbare Pflege und Interaktion zu gewinnen. Zudem wird erwartet, dass ein System, das Gesprächsinhalte automatisiert filtert, zuordnet und standardisiert aufbereitet, Ungenauigkeiten in der Dokumentation reduziert und Unsicherheiten, etwa durch sprachliche Barrieren, im Umgang mit der SIS-Struktur kompensiert.
„[…] Pflegefachkräfte sind die Praktiker und nicht die Theoretiker und allein diese Einführung SIS, ja da fehlt es einfach an konsequenter Schulung, […] was man da zu tun hat. Wenn ein Programm dahintersteckt, was weiß, wie [Informationen] zuzuordnen [sind] und was […] wo wichtig [ist], würde [das] die Fehlerquote verringern.“ (Einrichtung B, Interv. 9, Pflegekraft)
Pflegeexpert:innen betonen zudem die Potenziale KI-gestützter Datenverarbeitung für eine effektivere Schnittstellenkommunikation und eine verbesserte Weiterverarbeitung relevanter Informationen. So könnten frühzeitig Hinweise auf Pflegebedarfe oder Risikokonstellationen generiert werden:
„Zum Beispiel Alarmsignale […] geben, wenn irgendwo irgendwelche Kombinationen von […] Risikofaktoren dazu führen, dass sich eine Sturzgefährdung erhöht oder dass es [sich] abzeichnet, dass es ein Ernährungsproblem gibt […].“ (Einrichtung L, Interv. 18, Pflegeexpert:in)
Übergreifend wird das Ziel formuliert, Pflegedokumentationen effizienter und qualitativ hochwertiger zu gestalten. Im Sinne einer ‚joint optimization‘ soll so die Arbeits- und Dokumentationsqualität erhöht und die Versorgung Pflegebedürftiger nachhaltig verbessert werden.
Identifizierte Gestaltungsanforderungen an KI-gestützte Pflegedokumentation
Damit KI-basierte Systeme die Dokumentations- und Arbeitsqualität in der Pflege wirksam verbessern können, müssen technische, organisationale und personelle Rahmenbedingungen frühzeitig berücksichtigt und aufeinander abgestimmt werden.
Viele Pflegekräfte berichten über Unsicherheiten in der Dokumentationsarbeit. Schulungsangebote werden als unzureichend erlebt, da sie die praktische Anwendung im Arbeitsalltag – analog sowie digital – kaum abdecken. Mehr als die Hälfte der befragten Pflegekräfte befürchtet daher, dass KI-gestützte Systeme zunächst zusätzliche Anforderungen schaffen. Ohne gezielte Schulung droht zudem eine ungleiche Nutzung: Während digital affine Beschäftigte neue Technologien effizient einsetzen, bleiben technikunsicheren Pflegekräften Potenziale weitgehend verschlossen. Beide Befragtengruppen betonen daher die Bedeutung eines strukturierten Einführungsprozesses mit kontinuierlichen Übungs- und Informationsangeboten:
„[…] darauf [wird] viel zu wenig Wert gelegt […], also auf den Einführungsprozess. Viele Projekte […] scheitern bei dieser Frage. Die Anschaffung einer Technologie allein führt noch nicht dazu, dass diese auch angewendet wird.“ (Einrichtung G, Interv. 13, Pflegeexpert:in)
Zugleich sollten bestehende Unsicherheiten Anlass sein, Verantwortlichkeiten und Dokumentationsstandards klar zu definieren. Als zentrale Voraussetzung nennen die Befragten außerdem eine verlässliche digitale Infrastruktur. Mehr als die Hälfte der Befragten berichtet von fehlendem WLAN, instabilen Mobilfunkverbindungen und mangelnder technischer Ausstattung:
„Herausforderungen sehe ich in der […] Internetverbindung. Häufig doch keine, […], aber auch in ländlichen Gebieten keine mobilen Daten. […] Das ist blöd, wenn wir dann nicht auf die Software zugreifen können […].“ (Einrichtung B, Interv. 9, Pflegekraft)
Diese Defizite erschweren die Integration KI-gestützter Systeme und führen oft zu einer parallelen Nutzung analoger und digitaler Dokumentation, was die angestrebte Entlastung konterkariert.
Schließlich ist auch der Umgang mit (Datenschutz-)Bedenken seitens Pflegebedürftiger zu beachten. Besonders ältere Generationen zeigen häufig Vorbehalte gegenüber technikgestützten Verfahren, weswegen Pflegeexpert:innen Akzeptanzprobleme befürchten:
„Wir arbeiten vor allem mit Menschen, die nicht mit Technik groß geworden sind, […] das sind oftmals Menschen, die da massiv Bedenken haben […] [S]ehr schwierig, eine Akzeptanz für die Verwendung zu finden.“ (Einrichtung I, Interv. 15, Pflegeexpert:in)
Eine erfolgreiche Einführung KI-basierter Pflegedokumentation erfordert somit nicht nur funktionale Technik, klare Zuständigkeiten und gezielte Schulungen, sondern auch Sensibilität im Umgang mit den Bedenken aller Beteiligten.
Zusammenfassung und Ausblick
Die Ergebnisse zeigen, dass KI-basierte Dokumentationssysteme zur Optimierung von Dokumentations- und Arbeitsprozessen in der Pflege beitragen können. Pflegekräfte und -expert:innen äußern sich überwiegend positiv und betonen das Potenzial zur Verbesserung der Dokumentations- und Pflegequalität. Zugleich wird deutlich, dass sich effizientere Abläufe und (zeitliche) Entlastungen nicht automatisch einstellen. Entscheidend ist die Berücksichtigung kritischer Erfolgsfaktoren für eine nachhaltig erfolgreiche, humanzentrierte Einführung solcher Systeme (Bild 2).
Wesentlich ist, die Nutzungsfreundlichkeit der Systeme sowie technische, organisationale und personelle Rahmenbedingungen im Blick zu haben. Bedarfe und Erwartungen, aber auch Befürchtungen von Pflegekräften und -bedürftigen sollten frühzeitig ermittelt sowie entsprechende Gestaltungsideen partizipativ entwickelt und eng an bestehende Abläufe angepasst werden. Angebote zur praktischen Erprobung und gezielte Qualifizierungsmaßnahmen, wie Mikroschulungen am Arbeitsplatz, unterstützen die sichere Nutzung neuer Systeme. Das Konzept des Beschäftigtendialogs [17], ein partizipatives Workshop- und Dialogformat zur systematischen Einbindung von Beschäftigten in die Entwicklung und Einführung von KI-Lösungen, kann hierbei ein hilfreiches Werkzeug sein, um Potenziale für bessere Pflege- und Arbeitsqualität zu erschließen.
Insgesamt leisten die Ergebnisse und die abgeleiteten Gestaltungsanforderungen einen Beitrag zur Förderung humanzentrierter Arbeitsgestaltung und adressieren zugleich zentrale ethische Zielsetzungen (u.a. menschenwürdige Arbeit, Teilhabe). Damit verbindet der Beitrag eine arbeitsgestalterische Perspektive mit einem ethisch-normativen Blick auf die Einführung KI-basierter Systeme in der Pflege.
Der Beitrag entstand im Rahmen des Forschungsprojekts HUMAINE, das durch das BMFTR-Förderprogramm „Zukunft der Wertschöpfung – Forschung zu Produktion, Dienstleistung und Arbeit“ gefördert wurde (Förderkennzeichen: 02L19C200). Wir danken Alexander Bendel und Maike Wefringhaus für Ihre Unterstützung bei der Konzeption und Durchführung der Interviews.
Literatur
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